टैली ईआरपी के साथ लेखांकन - (Accounting With Tally ERP)

 दोस्तों , हमें अपने स्कूल , कॉलेज की किताबो में जो एकाउंटिंग पढ़ाया गया है उसे मैन्युअली एकाउंटिंग वर्क कहते है , हम जब अपने व्यावसायिक जीवन की शुरुआत करते है , तब हमें पता चलता है आज का युग कंप्यूटर का है और चारो और एकाउंटिंग कंप्यूटर पे हो रही है , कंप्यूटर पर एकाउंटिंग के लिए तमाम तरह के एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर है। 

(कंप्यूटर टैली नोट्स इन हिंदी , टैली का लाभ , टैली का फुल फॉर्म  इन  हिंदी , टैली कोर्स के फायदे )

हर व्यापारी या कंपनी अपनी जरुरत के मुताबिक एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर चुनती है , कुछ बड़ी कम्पनिया तो अपनी जरुरत के हिसाब से एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर बनवाती है और उसी को काम पर लेती है। 

अब आप हैरान होंगे , इतनी पढाई करने के बाद जब मार्किट में नौकरी या व्यवसाय करने निकले तो ये नए आफत कौन से आ गए ?, 

आज के दौर में आप यदि एकाउंटिंग वर्क करना चाहते है , तो कंप्यूटर सॉफ्टवेयर पर एकाउंटिंग कैसे होता हे यह आपको पता होना चाहिए , अब प्रश्न उठता है की हम कौन से कंप्यूटर एकाउंटिंग को सीखे और शुरुआत करे ?

आज के दौर में सबसे Popular और सबसे ज्यादा उपयोग में आने वाला सॉफ्टवेयर है - Tally ERP 9. या Tally Prime.

हमने अपने स्कूल और कॉलेज की किताबो में जैसी एकाउंटिंग पढ़ी है , वह सब हम आसानी से टैली सॉफ्टवेयर पर लागु कर सकते है ,  दूसरे शब्दों में कहे यदि आपको कंप्यूटर की थोड़ी भी जानकारी हे , तो भी आप आसानी से टैली सॉफ्टवेयर पर काम कर सकते है। 

इसका सबसे बड़ा कारण टैली सॉफ्टवेयर का भी Double Entry system पर आधारीत होना है , आपको सभी voucher entry पर Debit/ Credit का उपयोग उसी तरह करना है जैसा आपने अपने स्कूल में सीखा है , यहाँ भी बिलकुल हमारे किताबो में दिए हुए प्रारूप के अनुसार Trial Balance, Profit and Loss Accounts, Balance Sheets, Ledger, etc. दिए हुए है , तो आज से आप हमारे साथ टैली सॉफ्टवेयर को ऑपरेट करना, सीखना शुरू कर दीजिये। आइये जाने की टैली सॉफ्टवेयर क्या है और हमारे लिए यह कैसे उपयोगी है - 

टैली सॉफ्टवेयर ( Tally Software )- 

Tally software के प्रदाता है - Tally Solutions Enterprises Resources Planning Company. इसकी शुरुआत आज से करीब तीन दशक पूर्व होती है जब मि. श्याम सुन्दर गोयनका जी कलकत्ता से बंगलोर अपना टेक्सटाइल का बिज़नेस स्थापित करने को जाते है , उस वक्त व्यवसाय करते हुए उन्हें एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर की आवश्यकता  हुई , परन्तु उस वक्त के अधिकांश सॉफ्टवेयर उनकी उम्मीदों पर खरे नहीं उतरे।  इस कारण  से उन्होंने अपने बेटे मि. भरत  गोयनका को एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर को डेवलप करने का कार्य सौपा , और इस तरह वर्ष 1986 में Tally solution का जन्म हुआ।   अधिक जानकारी आप पा सकते है - टैली का इतिहास (History of Tally Software in hindi)

टैली सॉफ्टवेयर कहा से प्राप्त करे - 

टैली सॉफ्टवेयर का नया वर्जन अब Tally Prime के नाम से आता है , वैसे यह सॉफ्टवेयर free  नहीं है अपितु कुछ लिमिटेशन के साथ यह आपको Free में उपलब्ध है , इसको आप Tally के website  से डाउनलोड कर सकते है - जो है - Tally Prime

डाउनलोड कर के आप इसे इनस्टॉल कर ले - टैली इनस्टॉल कैसे करे (How to install Tally in Hindi).

आपका Free टैली प्राइम  - एक महीना फ्री चलेगा या Education Mode  पर चलता है , आप इस सॉफ्टवेयर पर एकाउंटिंग कर सकते है , Education Mode पर कुछ Advance फीचर काम नहीं करेगा , और हमें शुरू में उसकी जरुरत भी नहीं पड़ती है। 

टैली इनस्टॉल करने के पश्चात अब हम उस पर एकाउंटिंग करना सीखेंगे , टैली पर एकाउंटिंग सीखने से पहले मै  चाहुगा की आप Accounting Basics को Recall कर ले , इसके लिए जाये - Basic of Accounts 

अब हम Tally सीखने की दिशा में आगे बढ़ते है , टैली इनस्टॉल करने के पश्चात यह सबसे पहले आपकी Company या व्यवसाय  का नाम पूछता है ,  अगर आप किसी व्यवसाय के लिए इसका उपयोग कर रहे है तो उसका नाम से कंपनी Create कर ले , तत्पश्चात कंपनी का पता , राज्य , देश का नाम , मोबाइल नंबर , इत्यादि दर्ज कर दे , यहाँ Financial Year के शुरुआत कब से करनी है , जिसमे By default वर्त्तमान F.Y. दर्ज रहता है , आप चाहे तो इसको Change कर सकते है , इसी जगह Tally Password सेट करने का भी option होता हे। 

अब Company Create करने के पश्चात हमारे सामने होता है - Gateway of Tally , जहा से हम Tally par Accounting करना शुरू करते है। 

आइये उनके बारे में हम बारी - बारी से सीखना शुरू करते है , इस क्रम में सबसे पहले आता हे - 

MASTER. - 

यदि हम computer के बारे में जानते हे तो हमें यह पता होता है की computer को पहले से कुछ भी जानकारी नहीं होती , हम जैसा Data उसमे Feed करेंगे वह Output वैसा ही देगा। तो इस टैली सॉफ्टवेयर को अपने व्यवसाय के सम्बंधित पक्षों की जानकारी देने के लिए हम इस Master का उपयोग करते है , जैसे की यदि हमारे पास राम का खाता है परन्तु टैली को यह नहीं पता होता है की वह देनदार है या लेनदार।  

यह हम यहाँ दर्ज करेंगे जिससे टैली को हमारे खाते के बारे में , उसके ग्रुप के बारे में , वाउचर के बारे में , स्टॉक के बारे में सब पता चल जाये। जैसे हम Register  में Ledger बनाते है , वैसे ही हम यहाँ कंप्यूटर पर Ledger बनाते है। 

हम इस सॉफ्टवेयर में जो भी Leger, Voucher, stock का नाम इस्तेमाल करेंगे उसका Master data हम यहाँ तैयार करेंगे , इसके अंतर्गत आपको तीन प्रकार मिलेगा - 

1. Create - लेजर को बनाने लिए।  

2. Alter - लेजर में कोई बदलाव करने लिए। 

3. CHart of Accounts.- यहाँ हमे खुले हुए सभी खातों की जानकारी मिल जाती है। 

 

वैसे Tally software में  कुछ Master Data हमें पहले से तैयार मिलता है जैसे - हम सामान्यतः Voucher कितने प्रकार का बनायेगे , वह सामान्यतः होगा - Payment Voucher, Receipt Voucher, Sales Voucher, Purchase Voucher, Journal Voucher यह सब सामान्यतः पहले से दिया होता हे , और अधिक के लिए हमे इसे Create करना पड़ता है , 

 

Master को हम तीन भागो में पाते है -

1. एकाउंटिंग मास्टर (Accounting Master)
2. इन्वेंटरी मास्टर  (Inventory Master)
3. वैधानिक सूचना मास्टर ( Statutory Master)

इन सब के बारे में और अधिक जानकारी के लिए जाये - टैली में मास्टर कैसे क्रिएट करे। ( How to create Master in Tally Prime ).

Tally Prime में मास्टर Create होने के पश्चात अब आप टैली में Transaction entry करने अथवा  Tally me voucher entry करने के योग्य हो जाते है। 

लेनदेन का लेखा प्रविष्टि (TRANSACTION ENTRY)-

1. VOUCHER ENTRY - 

Voucher Entry के अंतर्गत हम निम्नलिखित वाउचर बना सकते है -

• Contra Voucher -  जब लेनदेन अपने व्यवसाय के बैंक के बिच अथवा कैश या बैंक के बिच हो। 
• Payment Voucher  -  जब हम किसी को बैंक या कैश के द्वारा भुगतान करते है। 
• Receipt voucher -     जब हम किसी से बैंक या कैश के द्वारा भुगतान प्राप्त करते है।
• Sales Voucher  -      जब हम किसी को माल बेचते है तब हम यह voucher बनाते है। 
• Purchase Voucher -  जब हम किसी से माल की खरीदारी करते है , तब हम इसे बनाते है। 
• Journal Voucher -   उपरोक्त के अतिरिक्त अन्य Transaction की एंट्री हम इस voucher में करते  है। 
• Inventory Voucher - माल के आवागमन , गोडाउन ट्रांसफर , Production entry , Consumption entry के लिए हम यहाँ एंट्री करते है। 

इन सभी Voucher के short cut Keys आपके Tally Gateway के दाहिने तरफ दे रखा गया है , इसके अधिक जानकारी के लिए आप पढ़ सकते है - टैली में वाउचर एंट्री कैसे करे। 

2  यूटिलिटी (UTILITY) - 

इसके अंतर्गत आपकी बैंकिंग से रिलेटेड अन्य कार्य आते है जैसे  - 

• Cheques के ऊपर हाथो से लिखने के बजाय Tally से  करना। 
• Cheques  का Register बनाना। 
• Post dated Cheques की डिटेल्स अथवा उसकी summary.
• Bank Reconcilation करना। 

3 . विवरण (Report)-

आप ने पहले Master  के अंतर्गत अपने खातों को तैयार किया , फिर Voucher Entry के द्वारा उसमे Data प्रविस्ट किया , अब आप Report section  में उसका Result देख सकते है , ध्यान रहे की Tally  में वाउचर एंट्री के पश्चात उसका Ledger में Posting  नहीं करनी पड़ती है वह अपने आप होती है , 

रिजल्ट देखने के  लिए आपको Report Section  में आना पड़ेगा , यहाँ आप को निम्न Report प्राप्त होती है -

• Balance Sheet
• Profit and Loss Accounts
• Stock Summary
• Ration Analysis

Tally में आप Balance Sheet को open  करते है तो यहाँ आपको आपके द्वारा निर्मित खातों के समूह ( Group of Accounts)  नजर आते है , आप उसको Enter कर के उसके Ledger  को देख सकते है , वह से आप Ledger के ग्रुप को बदल सकते है , Rename  है और Voucher Entry भी कर सकते है। 

है ना कमाल की बात ! 

इसके निचे आप देखेंगे तो पाएंगे एक और सेक्शन  दिया हुआ है , वह है - Display more Report.

Display more Report. के अंदर जाने पर आपको आपके अन्य रिपोर्ट्स भी दिखाई पड़ती है -

अब आपको इस सेक्शन में दिखाई देता है -

ACCOUNTING REPORT-

• संतुलन परीक्षण (Trial balance) - यहाँ आपके सभी खातों का बैलेंस  साथ दिखाई दे जाता है , साथ ही  साथ आप सभी खातों का ओपनिंग बैलेंस , डेबिट ट्रांसक्शन , क्रेडिट ट्रांसक्शन और क्लोजिंग बैलेंस की summary एक साथ देख सकते है। 
• DAY BOOK  -  आप ने प्रत्येक दिन कितने voucher entered किये , उसकी पूरी डिटेल्स आप इस सेक्शन में देख सकते है 
• CASH FLOW - आपके Business  की Cash Flow  की क्या स्थिति है , यह भी आप को टैली  दिखती है , आप  चाहे तो एक महीने की Report  देखिये या पुरे साल की यहाँ पर सभी कुछ उपलब्ध है। 
• FUND FLOW - कॅश  फ्लो की तरह ही यह फण्ड फ्लो को भी आपको बताता है। 

ACCOUNT BOOK -

यह सेक्शन टैली का मेजर सेक्शन है , एक हमारे काम के महत्वपूर्ण रिपोर्ट आप यहाँ पर देख सकते है , इस सेक्शन में आपको निम्न रिपोर्ट मिलती है -

• CASH AND BANK BOOKS - यहाँ पर आपको रोकड़ खाता अर्थार्थ  कैश बुक और बैंक खाता अथवा बैंक बुक मिलती है जिससे आप उनके Ledger को देख कर विभिन्न प्रकार की  प्राप्त कर सकते है , यहाँ पर आप यह भी पता कर सकते है की आपका Cash बुक या Bank बुक कही पर Negetive Balance तो नहीं show कर रहा है , इसके लिए आप सम्बंधित खातों पर Enter करेंगे , Enter  करने पर वह उपरोक्त Ledger  को Monthly Balancing View पर खोलेगा , यहाँ पर आप F12 का शार्ट कट Kye इस्तेमाल कर के Show Highest balance and Lowest Balance का Column चुनते है तो आप पाएंगे की आपके Monthly Balancing Ledger के निचे टैली Highest और Lower Balance भी दिखा रहा है , यदि आप ने पुरे साल का ledger खोला है तो पुरे साल का Highest और Lower Balance दिखायेगा। 
• LEDGER - यहाँ पर आप सम्बंधित कंपनी ( जिसमे आप काम कर रहे है ) में खुले हुए समस्त खातों (Ledger) को देख सकते है , यहाँ पर ledger के नाम Albhabetical order ,में आते है , वैसे ऊपर के भाग , जहा Name of Ledger लिखा है वहा जैसे ही हम ledger के नाम का कोई भी हिस्सा लिखते है , टैली सम्बंधित हिस्से से सम्बंधित Ledger  का नाम शार्ट कर देती है , अर्थार्थ आपको अपने Ledger को यहाँ पर ढूढने की जरुरत नहीं है। 
• GROUP SUMMARY - यहाँ पर आप के LEDGER जिस ग्रुप से सम्बंधित है , यहाँ  ग्रुप के खाते  खुलते है , जैसे ही आप किसी ग्रुप समरी को एंटर होंगे , वह खुल जायेगा और उस ग्रुप से सम्बंधित Ledger के नाम दिखाई देने लगता है , तो यहाँ से हम ग्रुप के बैलेंस का पता  सकते है , उसके अंतर्गत आने वाले समस्त Ledger को देख सकते है , उसका बैलेंस पता कर सकते है , उन सब का ओपनिंग , डेबिट ट्रांज़ैक्शन , क्रेडिट ट्रांज़ैक्शन की Summary एक साथ देख सकते है , यही नहीं आप यहाँ पर Ctrl H दबा कर उन समस्त Ledger के Voucher को एक साथ देख सकते है , जो उपरोक्त  ग्रुप के अंतर्गत आते है। 
• GROUP VOUCHER - जैसे की अभी अभी मैंने ऊपर कहा की आप Ctrl H दबा कर समस्त Ledger के Voucher को एक साथ देख सकते है , जो उपरोक्त  ग्रुप के अंतर्गत आते है, उसी कार्य के लिए यहाँ एक और KEY दे दिया गया है , ग्रुप वाउचर में Entered होने के पश्चात यहाँ पर उसके Ledger खुलने के स्थान पर सीधे उसके voucher ही खुलते है। 

REGISTER - 

इस सेक्शन में हमें हमारी जरुरत के समस्त REGISTER दिए हुए है जैसे - 

• Contra Register 
• Payment Register
• Receipt Register
• Sales Register
• Journal Register

इसको से किसी को भी खोलने पर हमें अपने द्वारा बनाये गए समस्त/उपरोक्त   Voucher की Monthly summary दिखाई पड़ती है , हम किसी भी महीने में जाकर उस महीने में बने हुए समस्त सम्बंधित वाउचर को देख  है , और चाहे तो F2 दबा कर समयावधि परिवर्तित कर के सम्बंधित समयावधि के समस्त वाउचर को एक साथ देख सकते है , जैसे हमने Contra Register को Open किया तो Contra Voucher हमने किस महीने में कितनी बनाई है उसका नंबर हमें दिखाई पड़ता है , जैसे हमने माह अप्रैल में 25 voucher कॉण्ट्रा के बनाये तो यह समस्त महीनो की समरी में माह अप्रैल में 25 दिखायेगा , फिर जब हम माह अप्रैल पर Enter करेंगे तो माह अप्रैल में बनाने वाले समस्त २५ वाउचर को दिखायेगा।  इसी तरह हम आगे के Payment Register , Recipt Register etc पर भी इसी तरह की Report देख सकते है। 

STATEMENT OF ACCOUNTS - 

इसके अंतर्गत हमें दो भाग दिखाई पड़ता है -

1. OUTSTANDINGS 
2. STATISTICS

OUTSTANDINGS के अंतर्गत हम अपने खातों में खातों के बकाया को देख सकते है , वैसे तो यह सब आप Ledger सेक्शन में भी खातों का बकाया देख सकते है , लेकिन यहाँ पर उसे Receivables, Payables, Ledger, Group के अंतर्गत वर्गीकृत किया गया है , और आप  पर सम्बंधित खाता के Overdue Date का भी पता  सकते है , यहाँ पर सभी खातों का वर्गीकरण उसके Overdue Date से भी होता है , कुछ व्यापारी मॉल के उसके गोदाम में पहुंचने के Date के  दिन के बाद Due date की गरणा करते है , इसके लिए आप को Sale Invoice में एक Effective Date डालना पड़ता है , तत्पश्चात टैली Due Date की गरणा उस Effective Date से करता है , उसके Overdue की Details आप को यहाँ पर दिखाई पड़ती है , किसी सम्बंधित दिनांक तक Overdue Amount कितना हो गया यह भी आप यहाँ Group wise, Ledger Wise देख सकते है। 

वास्तव में  यह सभी वर्गीकरण  समस्त व्यापारियों के आवस्यकता को देखते हुए किया गया है , जब हमारे मॉल की सप्लाई किसी बड़े व्यावसायिक ग्रुप को पुरे देश में होती है तब हम उसके बकाया को एक - एक Ledger देख कर नहीं कर सकते , वहां पर हमें Outstandings Reports की जरुरत पड़ती है। 

STATISTICS  के अंतर्गत हमें टैली सभी प्रकार के Vouchers का वर्गीकृत करके उसका Monthly summary दिखाता है। जैसा की आपने Register Section में पढ़ा बिलकुल  उसी तरह आप यहाँ पर Vouchers का Monthaly  Summary  पाएंगे। 

STOCK की REPORT-  INVENTORY 

अब हम Inventory Section  में Tally के Inventory रिपोर्ट को देखेंगे , आज कल Factory में Inventory का Record रखना बहुत ही ज्यादा जरुरी है , और यह काफी व्यापक Subject है , इसको वृस्तित रूप से आप पढ़ सकते है - Inventory Management in Tally ERP 

इसके रिपोर्ट सेक्शन में आप सबसे पहले पाएंगे -

• INVENTORY BOOK - इस सेक्शन में आप अपने Stock की Summary और Register Report देख सकते है , यहाँ पर आप समरी रिपोर्ट में - Stock Item, Godown, Stock Group Summary, Stock Category Summary के रूप में विभिन्न रिपोर्ट्स को प्राप्त कर सकते है।  और रजिस्टर सेक्शन के अंतर्गत आप निम्न रिपोर्ट प्राप्त कर सकते है - Stock Transfer Journal Register and Physical Stock Register.
• STATEMENT OF INVENTORY - इस सेक्शन में आप स्टॉक से जुड़े अन्य रिपोर्ट को आसानी से प्राप्त कर सकते है , जैसे की - Stock Querry, Movement Analysis, Ageing Analysis, Cost Estimate.

EXCEPTION REPORT - 

इसके अंतर्गत आते है -

• Ledger Without E-mail ID's
• Optional Vouchers
• Cancelled Vouchers
• Post Dated Vouchers
• Negetive Ledger
• Negetive Stock
• Overdue Receivable
• Overdue Payable.

एक अन्य सेक्शन भी हम इस्तेमाल करते है वह है - Analysis and Verification

______________________________________________________________________________________

प्र. टैली में ऑडिट ट्रैल क्या है ? ( What is a Audit Trail in Tally ?)

ऊ. भारत सरकार के राजपत्र अधिसूचना नंबर GSR 205 (E) Dated 24.03.2021 के अनुसार प्रत्येक कंपनी जो कि लेखा सॉफ्टवेयर का उपयोग करती है , वो अब ऐसे Accounting Software का उपयोग करेंगी जिसमे यह सुविधा हो जिससे प्रत्येक लेन देन के लिए ऑडिट ट्रैल रिकॉर्ड रखना संभव हो , ज्यादा जानकारी के लिए पढ़े -Audit Trail in Tally ERP. 

प्र. टैली में पेरोल के अंतर्गत हम PAY HEAD CREATE कैसे करे ?

ऊ. पूरी जानकारी के लिए देंखे -HOW TO CREATE PAY HEAD S IN PAYROLL IN TALLY PRIME

⏪                                                                                                     ⏩