टैली की विशेषता ( feature of tally)

QUALITY OF ACCOUNTING SOFTWARE TALLY -  

परिचय

आज बाजार में कई ई आर पी सॉफ्टवेयर मौजूद है , पर टैली इन सब से आगे है , क्यों ?

टैली को एक छोटे / मध्यम उद्यम की सभी लेखांकन, अनुपालन और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं के लिए समाधान के रूप में माना जाता है। क्योकि टैली एक उद्यम इकाई की वित्तीय जरूरतों के प्रत्येक पहलू को पूरा करने के लिए पूर्ण सक्षम है। सदियों से मौजूद रहने के बावजूद, आज भी कई नई सुविधाएँ हैं जो टैली नियमित रूप से अपने शस्त्रागार में जोड़ती हैं। इस लेख में, हमने इनमें से कुछ विशेषताओं को चुना है जो या तो ज्ञात नहीं हैं या छोटे / मध्यम उद्यम डोमेन में उपयोग नहीं होती हैं।

1. टैली डेफिनिशन लैंग्वेज (इसे आमतौर पर टीडीएल के रूप में जाना जाता है)

सीधे शब्दों में कहें तो टीडीएल एक ऐसी भाषा है, जिसके इस्तेमाल से व्यक्ति टैली से बात कर सकता है। यह बिक्री, खरीद, प्राप्ति और भुगतान से संबंधित प्रविष्टियों को पोस्ट करने में लगने वाले समय को कम करने में एक संगठन की मदद कर सकता है। मान लें कि आप किसी विशेष महीने के अपने बैंक स्टेटमेंट की 500 प्रविष्टियां टैली में पोस्ट करना चाहते हैं। इसकेलिए आपको बस इतना करना है:-

जैसे ही आप टैली में टीडीएल चलाते हैं, सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से 500 वाउचर बनाकर बैंक खाते में सभी प्रविष्टियों को पोस्ट करता है और साथ ही यह सभी लेजर भी बनाएगा जो स्वचालित रूप से टैली में मौजूद नहीं हैं। ज़रा सोचिए कि एक अकाउंटेंट को टैली में बैंक स्टेटमेंट की प्रत्येक प्रविष्टि को मैन्युअल रूप से पोस्ट करने में कितना समय लगेगा। वह भी बिना किसी गलती के। एक बार जब आप टीडीएल का उपयोग करते हैं तो यह सब हो जाता है। उसी तरह, हम कुछ ही सेकंड में हजारों बिक्री / खरीद चालान पोस्ट कर सकते हैं। यह खुदरा/विनिर्माण संस्थाओं में वास्तव में सहायक हो सकता है जिनके पास दैनिक आधार पर सैकड़ों बिक्री/खरीद चालान हैं। लेखाकार दिन भर बैठे रहने और प्रविष्टियाँ पोस्ट करने के बजाय, व्यवसाय बंद होने से पहले हर दिन के अंत में एक एकल टीडीएल चलाया जा सकता है। सीए फर्म जो अपने ग्राहकों को बहीखाता सेवा प्रदान कर रही हैं, स्वचालन के रूप में इससे काफी लाभ उठा सकती हैं।

टी डी एल के अंतर्गत हमे टैली डेवेलपर्स छोटे छोटे सॉफ्टवेयर प्रोवाइड करते है जो कि हम अपने मूल टैली के साथ ही संगलन कर देते है और  फिर उस छोटे सॉफ्टवेयर का उपयोग भी हम वर्त्तमान टैली के साथ कर सकते है - जैसे एक टी डी एल है - एक्सेल से टैली में इम्पोर्ट करना , इसके माध्यम से हम अपने डाटा को एक्सेल में मेन्टेन कर के टैली में इम्पोर्ट कर सकते है , जिसके द्वारा हम journal voucher ,payment voucher , Receipt Voucher ,इत्यादि को डायरेक्ट पोस्ट कर सकते है। 

इसके अलावा हमें कई और विभिन्न विषयो से सम्बंधित , अलग अलग  टैली टी डी  एल भी मिलते है , जिसे आप निम्न लिंक पर देख सकते है - Tally TDL . 

2. इन्वेंटरी

इन्वेंटरी आमतौर पर किसी भी इकाई की वर्तमान संपत्ति का सबसे बड़ा हिस्सा होता है। एक निर्माण संगठन में कदम रखें, और आप पाएंगे कि 10 में से 9 संस्थाओं में इसको सही ढंग  से रखने का ईआरपी या कोई इन्वेंट्री रिपोर्टिंग नहीं है। यह मुख्य रूप से इसलिए है क्योंकि निर्माता इन्वेंट्री अकाउंटिंग पर बहुत कम ध्यान देते हैं। हालाँकि, अब लोगो में जागरूकता बढ़ी है आओ अब सभी एक  बटन के क्लिक पर वास्तविक इन्वेंटरी की जानकारी चाहते हैं। यह समय है कि संगठन सही मायने में टैली द्वारा पेश की जाने वाली इन्वेंट्री अकाउंटिंग सुविधाओं का उपयोग करें। इसमें कुछ अनूठी विशेषताएं हैं-:

क. पुन: आदेश स्तर:

एक इकाई के उत्पादन प्रबंधक से पूछें कि कच्चे माल की न्यूनतम मात्रा 'x' क्या है जो आपको अपने बिक्री आदेश को पूरा करने के लिए हर समय चाहिए। वह जवाब दे पाएगा। लेकिन उससे पूछें कि कच्चे माल 'x' की वर्तमान उपयोग योग्य मात्रा क्या है, जिसके बाद आपको अपने बिक्री आदेश को चालू रखने के लिए एक आदेश देना होगा। हो सकता है कि वह कोई उत्तर न दे सके। मानव मन के लिए सैकड़ों कच्चे माल के वास्तविक समय के स्टॉक का ट्रैक रखना संभव नहीं है। क्यों न टैली की मदद ली जाए और प्रत्येक कच्चे माल के लिए री-ऑर्डर स्तरों को परिभाषित किया जाए? कच्चे माल के लिए ऑर्डर कब देना है, यह जानने में आरओएल खरीद विभाग की मदद करेगा। यह बिक्री विभाग को कच्चे माल की उपलब्धता के आधार पर अपने ग्राहकों को डिलीवरी की तारीखों के बारे में बताने में मदद करेगा। यह सुनिश्चित करेगा कि कंपनी इन्वेंट्री के विशाल ढेर पर नहीं बैठी है, विशेष रूप से COVID-19 की इस अवधि के दौरान, जहां व्यवसाय संचालन रॉक बॉटम पर आ गया है। 

 

बी। मूल्य स्तर और मूल्य सूचियाँ

 

एक इकाई एक ही समय में अपने अधिकृत डीलर, अपने वितरक, एक खुदरा ग्राहक को एक उत्पाद बेच सकती है। हालांकि, उनमें से प्रत्येक से ली जाने वाली कीमत निश्चित रूप से सहमत शर्तों के अनुसार अलग-अलग होगी। टैली में मूल्य स्तर की कार्यक्षमता का उपयोग करके, कोई थोक व्यापारी, वितरक, खुदरा विक्रेता, आदि के लिए कई मूल्य स्तरों को परिभाषित कर सकता है। यह उन संस्थाओं के लिए बहुत मददगार साबित होता है जिनके पास एक ही उत्पाद के लिए कई ग्राहकों के साथ कई अनुबंध हैं। इसके अलावा, बिक्री करते समय, संगठनों का बिक्री की मात्रा और दी जाने वाली छूट के साथ सीधा संबंध होता है। बिक्री की मात्रा जितनी अधिक होगी, छूट उतनी ही अधिक होगी। हर बार जब आप बिक्री करते हैं तो छूट की गणना करने की कल्पना करें। टैली आपको एक मूल्य सूची बनाने में मदद करता है जिसमें मात्रात्मक कोष्ठक और उस ब्रैकेट के लिए दी जाने वाली छूट है। एक बार जब आप एक विशेष मात्रा दर्ज करते हैं, तो सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से छूट की गणना करता है। आपको बस इतना करना है कि टैली में कुछ सुविधाओं को सक्षम करें और प्रासंगिक मास्टर्स को एक बार की गतिविधि के रूप में तैयार करें।

 

सी। सामग्री का बिल (बीओएम):

बड़ी संख्या में निर्माण संगठन टैली में उपलब्ध सामग्री के बिल की कार्यक्षमता का उपयोग नहीं करते हैं। इसके परिणामस्वरूप उत्पादन प्रविष्टियों का कोई लेखा-जोखा नहीं होता है। टैली में उत्पादन मॉड्यूल को शामिल करने के लिए, एक संगठन को बस इतना करना है कि वह BoM को सक्षम करे। एक बार की गतिविधि के रूप में, कच्चे माल, पैकिंग सामग्री, आदि के इन्वेंट्री मास्टर्स में विवरण भरना पड़ता है, जो एक तैयार अच्छे स्टॉक आइटम के उत्पादन में खपत होता है। एक बार मास्टर बन जाने के बाद, प्रोडक्शन एंट्री पास करते समय, आपको केवल तैयार माल की मात्रा का उल्लेख करना होगा। सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से कच्चे माल के स्टॉक को कम करता है और इसे तैयार माल में परिवर्तित करता है। हालाँकि, यह संभव हो सकता है कि पहले से मौजूद BoM में केवल कुछ मामूली जोड़ / विलोपन करके किसी अन्य ग्राहक को उत्पाद की आपूर्ति की जाए। इस मामले में, टैली आपको एकल तैयार अच्छे स्टॉक आइटम के लिए कई बीओएम बनाए रखने की भी अनुमति देता है।

बीओएम को लागू करने के लिए कदम:

गेटवे ऑफ टैली >> एफ12 कॉन्फ़िगरेशन >> अकाउंट्स / इन्वेंटरी जानकारी

"घटक सूची विवरण (सामग्री का बिल) सक्षम करें का चयन करें यस में

सभी विनिर्माण लेनदेन स्टॉक जर्नल / निर्माण जर्नल के माध्यम से किए जा सकते हैं। एक बार यह सक्षम हो जाने पर, स्टॉक आइटम बनाते/बदलते समय, आप BoM को परिभाषित करते हैं। अधिक जानकारी के लिए पढ़े - टैली में इन्वेंटरी कैसे मेन्टेन करे।

 

3. बारकोड

बहुत से लोग नहीं जानते हैं कि सॉफ़्टवेयर में मामूली अनुकूलन करके टैली से बारकोड बनाना संभव है। एफएमसीजी क्षेत्र में काम करने वाली या बड़ी मात्रा में उत्पाद बेचने वाली संस्थाएं अक्सर शिकायत करती हैं कि टैली को अपना पूरा समय लगता है अगर वे इसमें पूरा विनिर्माण चक्र लागू करते हैं। वैसे यह सत्य नहीं है। सॉफ्टवेयर अद्वितीय बार कोड लेबल उत्पन्न कर सकता है जिसे किसी उत्पाद के बाहरी बॉक्सिंग पर चिपकाया जा सकता है। यह सब टैली से ही होगा। यह एक समय लेने वाली प्रक्रिया लग सकती है, हालांकि इसके विपरीत, बारकोड तुरंत प्रिंट हो जाते हैं। ग्राहकों को माल भेजने की बात करते हुए, मान लीजिए कि आप 500 बक्सों की एक खेप (जिस पर बार कोड पहले ही चिपकाए जा चुके हैं) को माल ढुलाई में लोड करना चाहते हैं। आपको बस बक्से को कन्वेयर बेल्ट पर रखना है। जैसे ही बॉक्स बार कोड स्कैनर से गुजरता है, यह उत्पाद की पहचान करेगा और टैली स्वचालित रूप से उन स्टॉक आइटम के लिए एक जावक प्रविष्टि / डिलीवरी चालान / चालान बनाएगा। लाभ यह है कि सभी को तैयार माल की स्टॉक उपलब्धता का वास्तविक समय अपडेट मिलता है, उत्पादन प्रविष्टियां स्वचालित रूप से पोस्ट की जाती हैं, प्रेषण प्रविष्टियां स्वचालित रूप से पोस्ट की जाती हैं।

4. पेरोल

👉 Payroll in Tally Prime

टैली पेरोल उपयोगकर्ता को सरलीकृत पेरोल प्रोसेसिंग और अकाउंटिंग के लाभ देने के लिए अकाउंटिंग के साथ एकीकृत है। टैली पेरोल उपयोगकर्ताओं को संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार, सरल से जटिल तक, वेतन संरचनाओं को स्थापित और कार्यान्वित करने में सक्षम बनाता है। हाँ पेरोल प्रक्रियाओं को संरेखित और स्वचालित भी कर सकते हैं और उन्हें सीधे मुख्य धारा लेखा अनुप्रयोगों के साथ एकीकृत कर सकते हैं। पेरोल डेटा को व्यापार विश्लेषण के लिए मौजूदा और विन्यास योग्य लागत केंद्र रिपोर्ट के हिस्से के रूप में देखा जा सकता है। टैली पेरोल पे स्लिप प्रिंटिंग के लिए विन्यास योग्य प्रारूपों का भी समर्थन करता है; लचीला वेतन/मजदूरी, उपस्थिति, छुट्टी और ओवरटाइम रजिस्टर; ग्रेच्युटी और प्रवासी रिपोर्ट।

टैली पेरोल का उपयोग करने के लाभ

a. वेतन प्रसंस्करण, मैनुअल और कागजी काम में लगने वाले समय को काफी हद तक कम किया जा सकता है।

बी। सटीक और समय पर वेतन प्रसंस्करण।

सी। कर्मचारी की अनुपस्थिति को ट्रैक करना और उसकी समीक्षा करना और उपस्थिति के अनुसार वेतन की गणना करना बहुत आसान है।

डी। वेतन भुगतान के लिए बैंक को निर्देश देने के लिए भुगतान सलाह ( Payment Advice) उत्पन्न करें।

इ। वेतन पर्ची मुद्रित की जा सकती है, एक्सेल को निर्यात की जा सकती है या कर्मचारियों के संबंधित ईमेल खातों में ईमेल की जा सकती है।

एफ। पेरोल से संबंधित सभी रिपोर्ट एक बटन के क्लिक से तैयार की जा सकती हैं। इन सबसे ऊपर, पेरोल सुविधा पूरी तरह से खातों के साथ एकीकृत है।

 

5. टीडीएस अनुपालन

टैली की टीडीएस सुविधा आपको अपने व्यवसाय की सभी कार्यात्मक, लेखा और वैधानिक आवश्यकताओं को सटीक और सरल तरीके से संभालने में सक्षम बनाती है। टैली में टीडीएस कार्यक्षमता में निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

a. सरल और उपयोगकर्ता के अनुकूल

B. स्थापित करने और उपयोग करने में त्वरित और आसान

c. भुगतान की बहु प्रकृति के लिए एकल व्यय खाता बनाना

d. भुगतान की बहु प्रकृति के लिए सिंगल टीडीएस ड्यूटी लेजर बनाएं

e. एक ही वाउचर में बुक करें और टीडीएस काट लें

f. एकाधिक वाउचर के लिए एकल टीडीएस कटौती

g. भुगतान की बहु प्रकृति के लिए एकल टीडीएस कटौती

ज. आंशिक लागू मूल्य पर टीडीएस कटौती

i. पूर्वव्यापी अधिभार कटौती

जे. निम्न/शून्य दर के लिए पार्टीवार विन्यास

k. आईटी / सरचार्ज छूट सीमा को नज़रअंदाज़ करने के लिए पार्टीवार विन्यास

l. अग्रिम भुगतान पर टीडीएस की कटौती

एम. अनिवासी (धारा 195) भुगतान पर टीडीएस कटौती

n. टीडीएस का उत्क्रमण

ओ. टीडीएस चालान प्रिंट करें (आईटीएनएस 281)

पी। प्रिंट फॉर्म 16ए

क्यू. ई-टीडीएस रिटर्न जेनरेट करें

r. प्रिंट फॉर्म 27ए

एस. अनुलग्नक (ओं) के साथ फॉर्म 26, 26Q, 27, 27Q प्रिंट करें

। टीडीएस संगणना रिपोर्ट

यू. टीडीएस बकाया और टीडीएस अपवाद रिपोर्ट जेनरेट करें

6. जीएसटी अनुपालन

टैली की जीएसटी सुविधा आपको न्यूनतम प्रयासों के साथ जीएसटी रिटर्न दाखिल करने में मदद करती है। टैली GSTR-1, GSTR-2, GSTR-3B और ई-वे बिल संबंधी रिपोर्ट प्रदान करता है। टैली में GSTR-1 रिपोर्ट को उपयोगकर्ताओं के जीवन को आसान बनाने के लिए बिल्कुल GSTR-1 के रूप में डिज़ाइन किया गया है। जीएसटी अनुपालन के लिए टैली का उपयोग करने के लिए, आपको जीएसटी सुविधा को सक्रिय करने की आवश्यकता है। एक बार सक्रिय होने के बाद, जीएसटी से संबंधित सुविधाएं लेजर, स्टॉक आइटम और लेनदेन में उपलब्ध हैं, और जीएसटी रिटर्न उत्पन्न किया जा सकता है। GST को सक्षम करने के लिए निम्नलिखित चरण हैं: F11 दबाएं: विशेषताएं> F3: वैधानिक और कराधान> सक्षम माल और सेवा कर (जीएसटी) में 'हां' पर क्लिक करें> जीएसटी विवरण सेट/बदलने में 'हां' पर क्लिक करें> यह एक और स्क्रीन प्रदर्शित करेगा जहां आप कंपनी का जीएसटी विवरण सेट कर सकते हैं जैसे कि कंपनी जिस राज्य में पंजीकृत है, पंजीकरण प्रकार, जीएसटीआईएन नंबर आदि।

7. सुरक्षा

वे दिन गए जब संवेदनशील जानकारी केवल लेखा विभाग के कर्मियों के पास उपलब्ध थी। जब से कार्यात्मक प्रकार के संगठन को अपनाया गया है, जहां भूमिकाओं को कार्यों के आधार पर विभाजित किया जाता है, सूचना संवेदनशीलता और गोपनीयता ने जबरदस्त महत्व प्राप्त किया है। आखिरी चीज जो एक व्यावसायिक इकाई चाहती है वह है शरारती कर्मचारियों द्वारा जानकारी का अनधिकृत उपयोग। इसे ध्यान में रखते हुए, टैली ने सक्रिय रूप से विस्तृत एक्सेस अधिकार तैयार किए हैं जो किसी व्यक्ति को संगठन में उसकी भूमिका के आधार पर सौंपे जा सकते हैं। सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर वाउचर प्रकार (रसीद / भुगतान / बिक्री / खरीद, आदि) चुन सकता है, जिस तक उसके कर्मचारी की पहुंच हो सकती है। इसके अलावा कोई भी नियंत्रण सेट करने / बदलने / हटाने का विकल्प चुन सकता है। व्यवस्थापक अवधि लॉक का उपयोग कर सकते हैं और चयनित कर्मचारियों के लिए पिछली दिनांकित वाउचर प्रविष्टि सुविधा को प्रतिबंधित कर सकते हैं। इन-बिल्ट फीचर प्रशासकों को यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि कोई भी व्यवस्थापक द्वारा निर्दिष्ट अवधि के लिए वाउचर प्रविष्टियों को बदल नहीं सकता है।

अन्य विशेषताएं

टैली में रिमोट एक्सेस, ऑडिट प्रोग्राम और अन्य ऑडिटिंग टूल, टैली सर्वर को लागू करना, मास मेलिंग, माप की वैकल्पिक इकाइयां, टैली ओडीबीसी, चेक प्रिंटिंग, स्टॉक क्वेरी, शॉपर 9 के साथ पीओएस संचालन आदि शामिल हैं। उपलब्ध संसाधनों का जो उन सभी सुविधाओं के साथ आसानी से मिलान संचालित कर सकते हैं।

Suggestions of computerised accounting system

टैली प्राइम

हमारा व्यवसाय पिछले कुछ वर्षों में बढ़ा है और हमारे व्यापार सॉफ़्टवेयर को विकास के साथ बनाए रखने की आवश्यकता है। हाल ही में, टैली सॉल्यूशंस ने टैली प्राइम नामक अपने प्रमुख उत्पाद की घोषणा की है। टैली प्राइम को नए भारत की आकांक्षा को ध्यान में रखते हुए बनाया गया है और यह भारत के सबसे सफल अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में से एक का योग्य उत्तराधिकारी है। टैली प्राइम की कुछ विशेषताएं इस प्रकार हैं:

a. बहु-कार्य क्षमता: टैली प्राइम मल्टी-टास्किंग का समर्थन करता है और आपको दिन-प्रतिदिन के व्यवधानों को संभालने में मदद करता है। टैली प्राइम का उपयोग करके, आप टैली के कई उदाहरणों के बीच स्विच करने की परेशानी या अपनी प्रगति खोने की चिंता के बिना कई स्थितियों को संभालने में सक्षम होंगे।

बी। फीचर पर जाएं: टैली प्राइम के साथ, अंतर्दृष्टि की खोज करना और भी आसान हो गया है। यह टैली प्राइम के नए और शक्तिशाली सर्च बार "गो टू" के साथ संभव हुआ है। गो टू का उपयोग करके, आप उन चीजों को खोज सकते हैं और ढूंढ सकते हैं जिन्हें आप नहीं जानते थे कि टैली आपके लिए क्या कर सकती है और आपके व्यवसाय को बेहतर ढंग से चलाने के लिए नई अंतर्दृष्टि खोज सकती है।

सी। ऑनलाइन बिजनेस डेटा एक्सेस करें: टैली प्राइम आपको वेब ब्राउजर के आराम से ऑनलाइन बिजनेस रिपोर्ट देखने की क्षमता देता है, जहां भी आप इस वादे के साथ हैं कि आपका डेटा हमेशा आपके साथ रहेगा।

निष्कर्ष

आजकल जैसे-जैसे प्रत्येक व्यवसाय बढ़ रहा है, उन्हें अपने कार्यभार को सरल बनाने वाली रिपोर्ट को संभालने और प्रदान करने के लिए एक शक्तिशाली ईआरपी की आवश्यकता होती है। टैली आपके बिजनेस करियर को सफल बनाने का सबसे अच्छा विकल्प है। टैली आपको अकाउंटिंग से लेकर इनवॉइसिंग, स्टॉक कंट्रोल से लेकर बारकोडिंग तक और बहुत कुछ प्रदान करता है। टैली गोपनीय फाइलों और संवेदनशील सूचनाओं से भरा एक कमरा है जो इसके सुरक्षा नियंत्रण द्वारा उचित रूप से सुरक्षित है। कोई भी व्यक्ति विशेष व्यवसाय के लाभ का विश्लेषण कर सकता है और टैली के अनुपात विश्लेषण सुविधा का उपयोग करके आगे की चाल तय कर सकता है। टैली में व्यवसाय द्वारा आवश्यक कई अनुकूलन संभव हैं जो कार्य प्रक्रिया को सरल बनाने में बहुत सहायक हो सकते हैं। सभी में टैली सॉफ्टवेयर एक संपूर्ण अकाउंटिंग, इन्वेंटरी, टैक्सेशन और पेरोल सॉफ्टवेयर है।